Guía de Gestión de Licencias Multi-Usuario para Titulares y Administradores de Licencias

Introducción al modelo de licencias de ATLAS.ti

El modelo de licencias de ATLAS.ti es flexible y le da a usted como cliente la oportunidad de utilizar de forma óptima sus licencias de ATLAS.ti. Con pocas excepciones, las licencias de ATLAS.ti son licencias por asiento. Esto significa que sólo los usuarios que están usando ATLAS.ti en un momento dado cuentan como usuarios activos y ocupan un asiento.

Para el propósito de este documento, usamos el término organización independientemente de su tamaño; puede ser un pequeño equipo de 3-4 personas, o un campus universitario entero.

El administrador es el usuario que administra las licencias de ATLAS.ti y las asigna a los usuarios finales.

El usuario es el usuario final, normalmente un empleado, miembro del equipo, miembro de la facultad o estudiante.

En esta página, le ayudaremos a usted, el administrador de licencias, con algunas de las tareas más comunes.

Comprar una licencia

No siempre es el administrador de la licencia quien la adquiere. Algunas organizaciones pueden tener un departamento especial que se encarga de las compras, pero una vez completada la compra, el administrador se encarga de la administración real de la licencia. Otras organizaciones pueden comprar la licencia a través de un revendedor designado.

• Si usted, el administrador, o su departamento de compras está llevando a cabo la compra de la licencia, simplemente vaya a la tienda web de ATLAS.ti y compre la licencia como lo haría normalmente. Recibirá una clave de licencia en el correo electrónico de confirmación de la tienda web.
• Si compra a través de un revendedor, el revendedor le enviará la clave de la licencia (ver abajo).
• Si tiene una licencia de suscripción y puede optar a una actualización gratuita desde una versión anterior, recibirá la clave de licencia directamente de ATLAS.ti por correo electrónico.

Con la clave de licencia en la mano, proceda a crear su cuenta de organización (vea el siguiente paso).

Crear una Cuenta de Organización

Para usar ATLAS.ti 23 y ATLAS.ti Web, necesita una Cuenta ATLAS.ti. Esto es cierto tanto para los administradores como para los usuarios finales.

Una cuenta de organización no es diferente de una cuenta normal de ATLAS.ti, excepto que la intención de la cuenta es gestionar y compartir las licencias de ATLAS.ti de la organización con los usuarios finales de la organización.

Aquí hay algunos consejos para crear una cuenta de organización:

• No utilice su dirección de correo electrónico personal. Puede cambiar de trabajo y sus colegas ya no podrán acceder a la cuenta. Cree y utilize una dirección de correo electrónico genérica, como [email protected] o [email protected].
• Como la dirección de correo electrónico tendrá que ser validada, es posible que necesite la ayuda de su departamento de TI para asegurarte de que pueda recibir el correo electrónico que le envíen.
• Nombre la cuenta con algo descriptivo, ya que los usuarios finales verán este nombre.
• Utilice una contraseña fuerte, ya que cualquiera con acceso a esta cuenta puede bloquear a los usuarios finales el acceso a ATLAS.ti.

Para crear la cuenta de la organización, vaya a my.atlasti.com y regístrese como nuevo usuario.

Si ya tiene una cuenta y ha optado por conectarse automáticamente, puede que tenga que cerrar la sesión primero y luego registrar la nueva cuenta de la organización.

Activación de la Licencia

Ahora, cuando tenga su cuenta de organización y su clave de licencia, puede activarla. La activación de la clave de licencia hace que la licencia esté disponible bajo su organización.

Para activar la licencia, escriba/pegue la clave de licencia que recibió cuando compró la licencia y confirme que desea activarla.

Tenga en cuenta algunas cosas:

• Una vez activada, la licencia queda vinculada a esta cuenta y no puede ser transferida a otra. Por lo tanto, asegúrese de que esté conectado con la cuenta correcta, no, por ejemplo, con una cuenta privada de ATLAS.ti. (En circunstancias excepcionales, el soporte de ATLAS.ti puede revocar la licencia existente y generar una nueva clave de licencia para usted, que puede activar bajo una cuenta diferente).
• Cuando invite a los usuarios finales a su organización (siguiente paso), podrán ver y utilizar todas las licencias que tenga la organización.
• Si tiene una organización compleja con, por ejemplo, múltiples departamentos, y cada departamento necesitará diferentes políticas sobre quién tiene acceso a cada licencia, cree varias cuentas organizativas de ATLAS.ti. Entonces compre una licencia por departamento.
• Si tiene una licencia de campus y tiene varias cuentas (como se ha descrito anteriormente), contacte con el soporte de ATLAS.ti para recibir una clave de licencia para cada cuenta.
• Si su licencia está limitada en el tiempo, la expiración es siempre relativa a la fecha de compra, no a la fecha de activación. Esto significa que si tiene una licencia de un año y espera seis meses antes de activarla, sólo le quedarán seis meses útiles en esta licencia.
• Si tiene una licencia de suscripción, una vez introducida en el sistema, la renovación de la suscripción se producirá automáticamente, sin necesidad de ninguna acción por su parte.

Compartir la Licencia

Una vez que su organización está registrada y la licencia está activada, puede empezar a compartirla con los usuarios de su organización.

Cada organización tiene una clave de invitación, que es una clave secreta que da acceso a su organización. Las personas que conocen esta clave pueden unirse a su organización y utilizar sus licencias de ATLAS.ti. Usted encuentra esa clave en su cuenta.

Si su organización es pequeña, puede enviar la clave de invitación por correo electrónico a cada miembro, o puede imprimirla y colocarla en su tablón de anuncios. En el caso de organizaciones más grandes, puede, por ejemplo, compartir esta clave junto con la información sobre cómo utilizarla (siguiente paso) en la intranet de su organización.

Junto con la clave de invitación, proporcionamos una URL de invitación. Ésta es muy similar a la clave de invitación, salvo que, al hacer clic en ella, lleva al usuario directamente a my.atlasti.com e introduce la clave para el usuario, lo que simplifica mucho las cosas. La URL de invitación también es más fácil de integrar en la intranet de una organización más grande o en otros sistemas informáticos.

Instalación del Software

Antes de que los usuarios finales puedan utilizar el software, el software de escritorio (Windows o Mac) debe ser instalado. ATLAS.ti Cloud no necesita instalación, sólo un navegador compatible.

En las organizaciones más grandes, usted, como administrador, debe descargar el instalador desde el portal de ATLAS.ti, my.atlasti.com. El instalador puede entregarse al administrador de TI de la organización para que lo instale en los ordenadores de la misma. No se requiere ninguna configuración relacionada con la licencia. - Si necesita desplegar ATLAS.ti en varios ordenadores a la vez (por ejemplo, en un laboratorio de informática), puede solicitar un instalador .msi a nuestro equipo de soporte. También tenemos previsto que este archivo .msi esté disponible en su cuenta my.atlasti.com.

En las organizaciones más pequeñas, los usuarios finales que tienen acceso a su licencia también pueden descargar directamente los instaladores de las aplicaciones de escritorio e instalarlos en sus ordenadores.

Sólo el software para el que tiene licencia está disponible para su descarga. Si sólo tiene licencias de ATLAS.ti Cloud, el software de escritorio no estará disponible para su descarga.

Una vez instalado, el software se actualizará automáticamente a medida que se publiquen nuevas actualizaciones (tras la confirmación del usuario). En organizaciones más grandes, el administrador de TI puede necesitar instalar las actualizaciones, ya que los usuarios finales pueden no tener los permisos necesarios.

Uso de su Licencia Compartida

Las siguientes instrucciones son para los usuarios finales -por ejemplo, empleados, miembros de la organización, estudiantes- que deseen utilizar la licencia de la organización. Se supone que el software ya está instalado (véase más arriba) y que se ha proporcionado a los usuarios la clave o la URL de invitación (véase más arriba).

• El usuario navega a my.atlasti.com y se registra como nuevo usuario. Si el usuario ya tiene una cuenta en ATLAS.ti, puede utilizar su cuenta existente.
• El usuario entonces introduce la clave de invitación para unirse a su organización.
• Alternativa: Si el usuario utiliza la URL de invitación, el proceso es similar, excepto que no necesita introducir la URL del portal ni la clave de invitación, están incluidas en la URL. Esto hace que las cosas sean más sencillas y muy cómodas.

Una vez que el usuario se ha unido a su organización, puede iniciar ATLAS.ti Web o la versión de escritorio, entrar con su cuenta y utilizar las licencias de la organización. En el portal, también pueden ver las licencias que se comparten con ellos; sin embargo, sólo se muestra al usuario alguna información básica (información como el número total de asientos, otros usuarios en las organizaciones, etc. no están disponibles para el usuario, sino sólo para el administrador).

Gestión de Usuarios (para Administradores)

Este paso es opcional pero se recomienda:

En su cuenta my.atlasti.com, puede ver los usuarios que han utilizado la clave de invitación y se han unido a su organización. Si un usuario abandona su organización, querrá bloquear su acceso a sus licencias. Al desactivar el usuario, aunque tenga una clave de invitación, ya no podrá utilizar las licencias de la organización.

Bajo "usuarios", también puede ver en su cuenta qué usuarios están actualmente activos y ocupan una licencia. Normalmente, el usuario ocupará una licencia mientras su aplicación ATLAS.ti esté abierta. Por lo tanto, recomendamos que los usuarios cierren la aplicación ATLAS.ti antes de una larga ausencia del ordenador (por ejemplo, vacaciones).

Si la aplicación se bloquea, el portal de licencias no lo notará y seguirá considerando que el usuario está utilizando el sistema y, por tanto, ocupando una licencia. Sin embargo, el sistema comprueba regularmente si la aplicación sigue activa. Si se ha colgado y no responde, al cabo de unas horas el portal de licencias liberará automáticamente la plaza ocupada.

Licencias Adicionales

Si su organización ha agotado los puestos de licencia disponibles, es posible adquirir puestos de licencia adicionales mediante la compra de licencias adicionales.

La compra de licencias adicionales es similar a la compra de la licencia inicial: Una vez que tenga la clave de la nueva licencia, abra el portal de licencias my.atlasti.com, introduzca su nueva clave de licencia y actívela.

Una vez activada la licencia, se agregan los asientos de todas sus licencias. Por ejemplo, si usted tiene una licencia de 20 usuarios, una licencia de 10 usuarios y una licencia de 5 usuarios, 35 asientos de licencia simultáneos estarán disponibles en su organización.

Si tiene varias cuentas de ATLAS.ti, ¡asegúrese de que está conectado con la cuenta correcta!

Tenga en cuenta lo siguiente:

• Si sus licencias tienen fechas de caducidad, seguirán aplicándose individualmente, incluso en una configuración acumulada. Digamos que tiene una licencia de 20 usuarios que expira el 31-12-2021 y una licencia de 10 usuarios que expira el 30-06-2022, tendrá 30 puestos hasta el final de 2021 y luego 10 puestos hasta el final de junio de 2022.
• Tenga en cuenta que la nueva licencia que añada sea compatible con la licencia existente. Por ejemplo, si usted tiene una licencia comercial, debe adquirir licencias comerciales adicionales y no licencias educativas o gubernamentales. Actualmente el sistema no comprueba si usted intenta mezclar tipos de licencia incompatibles - es responsabilidad del administrador asegurarse de que la organización tiene derecho a utilizar las licencias activadas. Se aplican nuestros términos y condiciones de licencia publicados.

Revendedores

Las siguientes instrucciones son para los revendedores de ATLAS.ti. Si usted es un revendedor, por favor lea y siga las instrucciones. - Si usted compra a un revendedor, por favor, haga saber esta información al revendedor:

• Si usted es un revendedor de ATLAS.ti, no necesita una cuenta de ATLAS.ti en el portal online. Simplemente compre las licencias en la tienda.
• Una vez completada la compra, no active usted mismo la clave de la licencia. En su lugar, envíe la clave y el correo de confirmación de la compra al cliente. Es el cliente quien creará una cuenta ATLAS.ti y activará la clave bajo su cuenta.
• Si la licencia está limitada en el tiempo, la fecha de caducidad de la licencia se establece en relación con el momento de la compra, no con el momento de la activación. Por lo tanto, es su responsabilidad asegurarse de que envía la clave de la licencia al cliente en el momento oportuno.