Handbuch zur Verwaltung von Multi-User-Lizenzen für Lizenzinhaber und Administratoren

Einführung in das ATLAS.ti-Lizenzierungsmodell

Das ATLAS.ti-Lizenzierungsmodell ist flexibel und gibt Ihnen als Kunde die Möglichkeit, Ihre ATLAS.ti-Lizenzen optimal zu nutzen. Bis auf wenige Ausnahmen handelt es sich bei ATLAS.ti-Lizenzen um "Per-Seat"-Lizenzen. Das bedeutet, dass nur die Benutzer, die ATLAS.ti zu einem bestimmten Zeitpunkt nutzen, als aktive Benutzer zählen und einen Platz belegen.

In diesem Dokument verwenden wir den Begriff Organisation unabhängig von ihrer Größe; dies kann ein kleines Team von 3-4 Personen oder ein ganzer Universitätscampus sein.

Der Administrator ist derjenige, der die ATLAS.ti-Lizenzen verwaltet und sie den Endnutzern zuweist.

Der Anwender ist der Endbenutzer, typischerweise ein Mitarbeiter, Teammitglied, Fakultätsmitglied oder Student.

Auf dieser Seite helfen wir Ihnen, dem Lizenzadministrator, bei einigen der häufigsten Aufgaben.

Erwerb einer Lizenz

Nicht immer ist es der Lizenzverwalter, der die Lizenz erwirbt. In manchen Organisationen gibt es eine spezielle Abteilung, die für den Kauf zuständig ist. Nachdem der Kauf abgeschlossen ist, kümmert sich der Administrator um die eigentliche Verwaltung der Lizenz. Andere Organisationen kaufen die Lizenzen über einen bestimmten Wiederverkäufer.

• Wenn Sie, der Administrator oder Ihre Einkaufsabteilung den Lizenzkauf durchführen, gehen Sie in den ATLAS.ti-Webshop und kaufen Sie die Lizenz wie gewohnt. In der Bestätigungsmail des Webshops erhalten Sie einen Lizenzschlüssel.

• Wenn Sie über einen Reseller kaufen, wird dieser Ihnen den Lizenzschlüssel zusenden (siehe unten).

• Wenn Sie eine Subskriptionslizenz haben und sich für ein kostenloses Upgrade von einer früheren Version qualifizieren, erhalten Sie den Lizenzschlüssel direkt von ATLAS.ti per E-Mail.

Mit dem Lizenzschlüssel in der Hand legen Sie Ihr Organisationskonto an (siehe nächster Schritt).

Erstellen eines Organisations-Accounts

Um ATLAS.ti 23 und ATLAS.ti Web nutzen zu können, benötigen Sie einen ATLAS.ti-Account. Dies gilt sowohl für Administratoren als auch für Endanwender.

Ein Organisations-Account unterscheidet sich nicht von einem normalen ATLAS.ti-Account, mit dem Unterschied, dass der Zweck des Accounts darin besteht, die ATLAS.ti-Lizenzen der Organisation zu verwalten und mit den Endanwendern in der Organisation zu teilen.

Hier sind einige Tipps zur Einrichtung eines Organisations-Accounts:

Verwenden Sie nicht Ihre persönliche Email-Adresse. Sie könnten die Stelle wechseln, und Ihre Kollegen könnten dann nicht mehr auf den Account zugreifen. Erstellen und verwenden Sie eine allgemeine E-Mail-Adresse, z. B. atlasti@university_name.edu oder sociology@university_name.edu. Stellen Sie sicher, dass Sie E-Mails von diesem Konto erhalten, da die E-Mail-Adresse überprüft werden muss.

• Geben Sie dem Konto einen aussagekräftigen Namen, da die Endbenutzer diesen Namen sehen werden.

• Verwenden Sie ein sicheres Passwort, da jeder, der Zugang zu diesem Account hat, den Endnutzern den Zugang zu ATLAS.ti sperren kann.

Um den Organisations-Account zu erstellen, gehen Sie zu my.atlasti.com und registrieren Sie sich als neuer Benutzer.

Wenn Sie bereits einen Account haben und sich automatisch einloggen lassen wollen, müssen Sie sich ggf. erst abmelden und dann den neuen Organisations-Account registrieren.

Aktivieren der Lizenz

Wenn Sie Ihr Organisationskonto und Ihren Lizenzschlüssel haben, können Sie ihn aktivieren.

Um die Lizenz zu aktivieren, geben Sie den Lizenzschlüssel ein, den Sie beim Kauf erhalten haben, und bestätigen Sie, dass Sie die Lizenz aktivieren möchten.

Beachten Sie ein paar Dinge:

Einmal aktiviert, ist die Lizenz an dieses Konto gebunden und kann nicht auf ein anderes Konto übertragen werden. Vergewissern Sie sich daher, dass Sie mit dem richtigen Account eingeloggt sind, nicht etwa mit einem privaten ATLAS.ti-Account.

• Wenn es mehrere Abteilungen gibt und jede Abteilung eine andere Richtlinie hat, wer Zugang zu ATLAS.ti hat, sollten Sie mehrere ATLAS.ti-Organisations-Accounts anlegen. Kaufen Sie dann eine Lizenz pro Abteilung.

• Wenn Sie eine Campus-Lizenz haben und mehrere Accounts benötigen (wie oben beschrieben), kontaktieren Sie den ATLAS.ti-Support, um einen Lizenzschlüssel für jeden Account zu erhalten.

• Wenn Ihre Lizenz zeitlich begrenzt ist, bezieht sich der Ablauf immer auf das Kaufdatum, nicht auf das Aktivierungsdatum. Das heißt, wenn Sie eine Jahreslizenz haben und sechs Monate warten, bevor Sie sie aktivieren, haben Sie nur noch sechs Monate Zeit für diese Lizenz.

• Wenn Sie eine Abonnementlizenz haben, erfolgt die Erneuerung des Abonnements nach der Eingabe in das System automatisch - Sie müssen nichts unternehmen.

Gemeinsame Nutzung der Lizenz

Sobald Ihre Organisation registriert und die Lizenz aktiviert ist, können Sie sie für die Benutzer in Ihrer Organisation freigeben.

Jede Organisation hat einen Einladungsschlüssel. Personen, die diesen Schlüssel kennen, können Ihre ATLAS.ti-Lizenz nutzen. Sie finden den Schlüssel in Ihrem Account.

Wenn Ihre Organisation klein ist, können Sie den Einladungsschlüssel per E-Mail an jedes Mitglied schicken oder ihn ausdrucken und an das Schwarze Brett hängen. Bei größeren Organisationen können Sie den Schlüssel zusammen mit Informationen über die Verwendung im Intranet Ihrer Organisation veröffentlichen.

Zusammen mit dem Einladungsschlüssel stellen wir eine Einladungs-URL zur Verfügung. Die Einladungs-URL lässt sich leichter in das Intranet oder andere IT-Systeme einer größeren Organisation integrieren.

Installation der Software

Bevor der Endanwender die Software nutzen kann, muss die Desktop-Software (Windows oder Mac) installiert werden. ATLAS.ti Web benötigt keine Installation, nur einen kompatiblen Browser.

In größeren Organisationen sollten Sie als Administrator den Installer vom ATLAS.ti-Portal my.atlasti.com herunterladen. Wenn Sie nur ATLAS.ti Web-Lizenzen besitzen, steht die Desktop-Software nicht zum Download bereit.

Eine lizenzbezogene Konfiguration ist nicht erforderlich.

Wenn Sie ATLAS.ti auf mehreren Rechnern gleichzeitig einsetzen möchten (z.B. in einem Computer-Labor), können Sie einen .msi-Installer von unserem Support-Team anfordern.

Endanwender können die Installer für die Desktop-Applikationen auch direkt über ihren Account herunterladen und auf ihren Rechnern installieren. Dies bedeutet jedoch nicht, dass sie die Software verwenden können. Sie benötigen weiterhin die Invite-URL oder den Key, um ATLAS.ti nutzen zu können.

Nach der Installation aktualisiert sich die Software automatisch, sobald neue Updates veröffentlicht werden (nach Bestätigung durch den Benutzer). In größeren Organisationen kann es sein, dass der IT-Administrator die Updates installieren muss, da die Endanwender möglicherweise nicht über die notwendigen Rechte verfügen.

Gemeinsame Lizenz verwenden (Endbenutzer)

Benutzer hat einen Einladungsschlüssel

• Der Benutzer geht zu my.atlasti.com und registriert sich als neuer Benutzer. Wenn der Benutzer bereits einen ATLAS.ti-Account hat, kann er seinen bestehenden Account verwenden.

• Der Benutzer gibt dann den Einladungsschlüssel ein, um auf die Lizenz der Organisation zuzugreifen.

Der Benutzer hat eine Einladungs-URL

• Der Benutzer klickt auf die URL, loggt sich in seinen ATLAS.ti-Account ein und wird automatisch zur Multiuser-Lizenz hinzugefügt.

Sobald ein Endbenutzer einer Lizenz beigetreten ist, sieht er die folgenden Informationen:

Sobald der Nutzer Ihrer Organisation beigetreten ist, kann er ATLAS.ti Web oder die Desktop-Version starten, sich mit seinem Account anmelden und die Lizenzen der Organisation nutzen.

Im Portal kann er auch die mit ihm geteilten Lizenzen einsehen. Informationen wie z.B. die Gesamtzahl der Lizenzen, andere Benutzer in der Organisation, etc. sind jedoch nicht für den Benutzer, sondern nur für den Administrator verfügbar.

Benutzer verwalten (für Administratoren)

Wenn jemand die Lizenz missbraucht oder Sie nicht mehr möchten, dass eine Person die Lizenz verwendet, können Sie einen Benutzer im Organisationskonto manuell sperren. Siehe Abbildung unten

In Ihrem Account unter Benutzer können Sie sehen, welche Benutzer derzeit aktiv sind und einen Lizenzplatz belegen. In der Regel belegt der Benutzer eine Lizenz, solange seine ATLAS.ti-Anwendung geöffnet ist.

Sollte die Anwendung abstürzen, wird das Lizenzportal dies nicht sofort bemerken. Das System prüft jedoch regelmäßig, ob die Anwendung noch aktiv ist. Sollte sie abgestürzt sein und nicht mehr reagieren, gibt das Lizenzportal den belegten Platz nach einigen Stunden automatisch frei.

Zusätzliche Lizenzen

Wenn Ihr Unternehmen die verfügbaren Lizenzplätze ausgeschöpft hat, ist es möglich, zusätzliche Lizenzplätze zu erwerben, indem Sie zusätzliche Lizenzen kaufen.

Der Erwerb zusätzlicher Lizenzen erfolgt auf die gleiche Weise wie der Erwerb der ersten Lizenz: Sobald Sie den Lizenzschlüssel für die neue Lizenz haben, öffnen Sie das Lizenzportal my.atlasti.com, geben Ihren neuen Lizenzschlüssel ein und aktivieren ihn.

Sobald die Lizenz aktiviert ist, werden die Lizenzen aller Ihrer Lizenzen zusammengerechnet. Wenn Sie z.B. eine 20-User-Lizenz, eine 10-User-Lizenz und eine 5-User-Lizenz haben, stehen Ihnen 35 gleichzeitige Lizenzplätze zur Verfügung.

Wenn Sie mehrere ATLAS.ti-Accounts haben, stellen Sie sicher, dass Sie mit dem richtigen Account eingeloggt sind!

Bitte beachten Sie Folgendes:

• Wenn Ihre Lizenzen ein Verfallsdatum haben, gelten sie immer noch einzeln, auch wenn sie kumuliert sind. Nehmen wir an, Sie haben eine 20-Benutzer-Lizenz, die am 31.12.2021 abläuft, und eine 10-Benutzer-Lizenz, die am 30.06.2022 abläuft; Sie haben dann 30 Plätze bis Ende 2021 und zehn Plätze bis Ende Juni 2022.

• Die neue Lizenz, die Sie hinzufügen, muss mit der bestehenden Lizenz kompatibel sein. Wenn Sie zum Beispiel eine kommerzielle Lizenz haben, müssen Sie zusätzliche kommerzielle Lizenzen erwerben, keine Lizenzen für Bildungseinrichtungen oder Behörden.

Anweisungen für Reseller

Wenn Sie ein Reseller sind, lesen und befolgen Sie bitte die Anweisungen.

• Wenn Sie von einem Reseller kaufen, weisen Sie diesen bitte auf diese Informationen hin:

• Wenn Sie ein ATLAS.ti-Reseller sind, benötigen Sie keinen ATLAS.ti-Account im Online-Portal und kaufen Lizenzen wie gewohnt über den Shop.

• Sobald der Kauf abgeschlossen ist, aktivieren Sie den Lizenzschlüssel nicht selbst. Leiten Sie stattdessen den Key und die Kaufbestätigungsmail an den Kunden weiter. Der Kunde muss dann einen ATLAS.ti-Account anlegen und den Key unter seinem Account aktivieren.

• Wenn die Lizenz zeitlich begrenzt ist, bezieht sich das Ablaufdatum auf den Kaufzeitpunkt, nicht auf den Aktivierungszeitpunkt. Es liegt daher in Ihrer Verantwortung, den Lizenzschlüssel rechtzeitig an den Kunden weiterzuleiten.