Guide de gestion des licences multi-utilisateurs pour les détenteurs de licences et les administrateurs

Introduction au modèle de licence ATLAS.ti

Le modèle de licence ATLAS.ti est flexible et vous permet, en tant que client, d'utiliser vos licences ATLAS.ti de manière optimale. À quelques exceptions près, les licences ATLAS.ti sont des licences par poste. Cela signifie que seuls les utilisateurs qui utilisent ATLAS.ti à un moment donné sont considérés comme des utilisateurs actifs et occupent un poste.

Dans ce document, nous utilisons le terme organisation quelle que soit sa taille ; il peut s'agir d'une petite équipe de 3-4 personnes ou d'un campus universitaire entier.

L'administrateur est l'utilisateur qui administre les licences ATLAS.ti et les attribue aux utilisateurs finaux.

L'utilisateur est l'utilisateur final, généralement un employé, un membre de l'équipe, un membre de la faculté ou un étudiant.

Sur cette page, nous vous aiderons, en tant qu'administrateur de licence, à effectuer certaines des tâches les plus courantes.

Achat d'une licence

Ce n'est pas toujours l'administrateur des licences qui achète la licence. Certaines organisations disposent d'un service spécial chargé des achats, mais une fois l'achat effectué, l'administrateur s'occupe de l'administration proprement dite de la licence. D'autres organisations peuvent acheter des licences par l'intermédiaire d'un revendeur désigné.

• Si c'est vous, l'administrateur, ou votre service des achats qui procédez à l'achat de la licence, rendez-vous sur la boutique en ligne ATLAS.ti et achetez la licence comme vous le feriez habituellement. Vous recevrez une clé de licence dans l'e-mail de confirmation de la boutique en ligne.

• Si vous achetez par l'intermédiaire d'un revendeur, celui-ci vous enverra la clé de licence (voir ci-dessous).

• Si vous avez une licence d'abonnement et que vous avez droit à une mise à niveau gratuite à partir d'une version précédente, vous recevrez la clé de licence directement d'ATLAS.ti par courrier électronique.

Avec la clé de licence en main, procédez à la création du compte de votre organisation (voir l'étape suivante).

Création d'un compte d'organisation

Pour utiliser ATLAS.ti 23 et ATLAS.ti Web, vous avez besoin d'un compte ATLAS.ti. Ceci est vrai pour les administrateurs comme pour les utilisateurs finaux.

Un compte d'organisation n'est pas différent d'un compte ATLAS.ti normal, sauf que l'objectif du compte est de gérer et de partager les licences ATLAS.ti de l'organisation avec les utilisateurs finaux de l'organisation.

Voici quelques conseils pour la création d'un compte organisationnel :

• N'utilisez pas votre adresse électronique personnelle. Vous pouvez changer d'emploi et vos collègues ne pourront plus accéder au compte. Créez et utilisez une adresse électronique générique, telle que atlasti@university_name.edu ou sociology@university_name.edu. Assurez-vous de recevoir des courriels de ce compte, car l'adresse électronique doit être vérifiée.

• Donnez au compte un nom descriptif, car les utilisateurs finaux verront ce nom.

• Utilisez un mot de passe fort, car toute personne ayant accès à ce compte peut bloquer l'accès des utilisateurs finaux à ATLAS.ti.

Pour créer le compte de l'organisation, rendez-vous sur my.atlasti.com et inscrivez-vous en tant que nouvel utilisateur.

Si vous possédez déjà un compte et que vous avez choisi d'être automatiquement connecté, vous devrez peut-être vous déconnecter avant d'enregistrer le nouveau compte de l'organisation.

Activation de la licence

Lorsque vous disposez du compte de votre organisation et de votre clé de licence, vous pouvez l'activer.

Pour activer la licence, tapez/collez la clé de licence que vous avez reçue lors de l'achat et confirmez que vous souhaitez l'activer.

Gardez quelques points à l'esprit :

• Une fois activée, la licence est liée à ce compte et ne peut être transférée à un autre compte. Par conséquent, assurez-vous que vous êtes connecté avec le bon compte, et non, par exemple, avec un compte ATLAS.ti privé.

• S'il y a plusieurs départements et que chaque département a une politique différente concernant l'accès à ATLAS.ti, créez plusieurs comptes organisationnels ATLAS.ti. Achetez ensuite une licence par département.

• Si vous disposez d'une licence de campus et que vous avez besoin de plusieurs comptes (comme décrit ci-dessus), contactez l'assistance ATLAS.ti pour recevoir une clé de licence pour chaque compte.

• Si votre licence est limitée dans le temps, l'expiration est toujours liée à la date d'achat et non à la date d'activation. Cela signifie que si vous avez une licence d'un an et que vous attendez six mois avant de l'activer, il ne vous restera que six mois applicables sur cette licence.

• Si vous disposez d'une licence d'abonnement, le renouvellement de l'abonnement, une fois entré dans le système, se fera automatiquement, sans que vous n'ayez à faire quoi que ce soit.

Partage de la licence

Une fois que votre organisation est enregistrée et que la licence est activée, vous pouvez commencer à la partager avec les utilisateurs de votre organisation.

Chaque organisation dispose d'une clé invitant à l'utilisation du logiciel. Les personnes qui connaissent cette clé peuvent utiliser votre licence ATLAS.ti. Vous trouverez cette clé dans votre compte.

Si votre organisation est petite, vous pouvez envoyer la clé d'invitation par courrier électronique à chaque membre, ou vous pouvez l'imprimer et l'afficher sur votre tableau d'affichage. Pour les organisations plus importantes, vous pouvez, par exemple, partager cette clé avec des informations sur la façon de l'utiliser sur l'intranet de votre organisation.

Avec la clé d'invitation, nous fournissons une URL d'invitation. L'URL d'invitation est plus facile à intégrer dans l'intranet d'une grande organisation ou dans d'autres systèmes informatiques.

Installation du logiciel

Avant que les utilisateurs finaux puissent utiliser le logiciel, le logiciel de bureau (Windows ou Mac) doit être installé. ATLAS.ti Web ne nécessite aucune installation, seulement un navigateur compatible.

Dans les grandes organisations, l'administrateur doit télécharger le programme d'installation à partir du portail ATLAS.ti my.atlasti.com. Si vous n'avez que des licences ATLAS.ti Web, le logiciel de bureau ne sera pas disponible au téléchargement.

Aucune configuration liée à la licence n'est requise.

Si vous devez déployer ATLAS.ti sur plusieurs ordinateurs à la fois (par exemple, dans un laboratoire informatique), vous pouvez demander un programme d'installation .msi à notre équipe d'assistance.

Les utilisateurs finaux peuvent également télécharger directement les programmes d'installation des applications de bureau via leurs comptes et les installer sur leurs ordinateurs. Cela ne signifie pas qu'ils peuvent utiliser le logiciel. Ils ont toujours besoin de l'URL d'invitation ou de la clé pour pouvoir utiliser ATLAS.ti.

Une fois installé, le logiciel se met automatiquement à jour au fur et à mesure que de nouvelles mises à jour sont publiées (après confirmation de l'utilisateur). Dans les grandes entreprises, l'administrateur informatique peut être amené à installer les mises à jour, car les utilisateurs finaux peuvent ne pas disposer des autorisations nécessaires.

Utilisation de votre licence partagée (utilisateurs finaux)

L'utilisateur dispose d'une clé d'invitation

• L'utilisateur se rend sur my.atlasti.com et s'inscrit en tant que nouvel utilisateur. Si l'utilisateur possède déjà un compte ATLAS.ti, il peut utiliser son compte existant.

• L'utilisateur saisit ensuite la clé d'invitation pour accéder à la licence de l'organisation.

L'utilisateur a l'URL d'invitation

• L'utilisateur clique sur l'URL, se connecte au compte ATLAS.ti et est automatiquement ajouté à la licence multi-utilisateurs.

Une fois qu'un utilisateur final a rejoint une licence, il verra les informations suivantes :

Une fois que l'utilisateur a rejoint votre organisation, il peut démarrer ATLAS.ti Web ou la version de bureau, se connecter avec son compte et utiliser les licences de l'organisation.

Dans le portail, il peut également voir les licences partagées avec lui. Cependant, les informations telles que le nombre total de sièges, les autres utilisateurs de l'organisation, etc. ne sont pas accessibles à l'utilisateur, mais uniquement à l'administrateur.

Gestion des utilisateurs (pour les administrateurs)

Si quelqu'un utilise la licence à mauvais escient ou si vous ne souhaitez plus qu'une personne utilise la licence, vous pouvez bloquer manuellement un utilisateur dans le compte de l'organisation. Voir l'image ci-dessous

Dans votre compte, sous Utilisateurs, vous pouvez voir quels utilisateurs sont actuellement actifs et occupent un siège de licence. En général, l'utilisateur occupe une licence tant que son application ATLAS.ti est ouverte.

Si l'application tombe en panne, le portail des licences n'en sera pas immédiatement informé. Cependant, le système vérifie régulièrement si l'application est toujours active. Si l'application a planté et ne répond plus, le portail de licences libérera automatiquement le siège occupé après quelques heures.

Licences supplémentaires

Si votre organisation a épuisé les sièges de licence disponibles, il est possible d'acheter des sièges de licence supplémentaires en achetant des licences supplémentaires.

L'achat de licences supplémentaires s'effectue de la même manière que l'achat de la licence initiale : Une fois que vous avez la clé de la nouvelle licence, ouvrez le portail des licences my.atlasti.com, saisissez votre nouvelle clé de licence et activez-la.

Une fois la licence activée, les sièges de toutes vos licences sont agrégés. Par exemple, si vous avez une licence pour 20 utilisateurs, une licence pour 10 utilisateurs et une licence pour 5 utilisateurs, 35 sièges de licence simultanés seront disponibles dans votre organisation.

Si vous avez plusieurs comptes ATLAS.ti, assurez-vous que vous êtes connecté avec le bon compte !

Tenez compte des points suivants :

• Si vos licences ont des dates d'expiration, elles s'appliqueront toujours individuellement, même dans un contexte d'accumulation. Supposons que vous ayez une licence pour 20 utilisateurs expirant le 31 décembre 2021 et une licence pour 10 utilisateurs expirant le 30 juin 2022 ; vous disposerez de 30 sièges jusqu'à la fin de 2021 et de 10 sièges jusqu'à la fin de juin 2022.

• La nouvelle licence que vous ajoutez doit être compatible avec la licence existante. Par exemple, si vous disposez d'une licence commerciale, vous devez acheter des licences commerciales supplémentaires, et non des licences éducatives ou gouvernementales.

Instructions pour les revendeurs

Si vous êtes un revendeur, veuillez lire et suivre les instructions. - Si vous achetez auprès d'un revendeur, veuillez porter ces informations à son attention :

• Si vous êtes un revendeur ATLAS.ti, vous n'avez pas besoin d'un compte ATLAS.ti sur le portail en ligne et vous achetez des licences dans la boutique comme d'habitude.

• Une fois l'achat terminé, n'activez pas la clé de licence vous-même. Transmettez plutôt la clé et le courrier de confirmation d'achat au client. C'est le client qui doit créer un compte ATLAS.ti et activer la clé sous son compte.

• Si la licence est limitée dans le temps, la date d'expiration est fixée en fonction de la date d'achat et non de la date d'activation. Par conséquent, il est de votre responsabilité de vous assurer que vous transmettez la clé de licence au client dans les plus brefs délais.